رویکرد امور «برنامه ریزی-پایش پروژه‌ها و سیستم‌ها» در شرایط بحرانی کرونا

پس از فراگیری کووید 19، کسب و کارها با چالشی روبرو شدند که برنامه‌ای برای آن تدارک دیده نشده بود. به منظور حفاظت از افراد سازمان و بهترین عملکرد در شرایط به‌وجود آمده، تصمیم بر این شد که در ابتدا تحقیقات علمی صورت گرفته جهت نحوه عملکرد در چنین شرایطی را در سطح جهانی بررسی کنیم. به همین منظور بر آن شدیم تا کلیه مقالاتی که در این زمینه توسط شرکت‌های بزرگ مشاور جهان (مانند شرکت BCG ،McKinsey)، مجلات مهم کسب و کار (مانند مجله Harvard Business Review) و راهنمایی‌ها از قبیل راهنمای فیدیک منتشر شده بود، را مورد بررسی قرار دهیم. 
پس از مطالعه و بررسی مقالات مختلف، اقداماتی به منظور حفاظت از کارکنان و داشتن بهترین عملکرد در مقابل این شرایط تعیین و اجرا شد. اقدامات انجام شده به شرح زیر است:
1. دورکاری
به منظور حفظ فاصله اجتماعی و ایجاد محیطی امن و افزایش آرامش خاطر کارکنان، استراتژی دورکاری تعیین شد. سپس، فرمی هفتگی با استفاده از نرم‌افزار اکسل تعریف شد. هدف از ایجاد این فرم، شفاف سازی فعالیت‌ها، داشتن برنامه ریزی لازم برای انجام کارها و پایش عملکرد کارکنان است. با استفاده از فرم مذکور، اقدامات صورت گرفته، جلسات تعاملی با سایرین در طی هفته و اقدامات برنامه ریزی شده برای هفته بعدی مشخص و هماهنگ می‌شوند.
2. تشکیل گروه تعاملی کارشناسان کنترل پروژه 
به منظور حفظ روحیه، همدلی، ارتباطی صادقانه، برقراری هماهنگی  و اطلاع رسانی، گروه تعاملی بین کارشناسان کنترل پروژه تشکیل شده است. در این گروه واتس‌اپی، اطلاعات مهم و به‌روز در اختیار کارشناسان کنترل پروژه قرار می‌گیرد و شیوه‌های همگن در موارد مرتبط با برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها مطرح می‌شود تا این اطمینان را به سازمان بدهد که تکنیک‌های کنترل پروژه یکسان و یکپارچه به کار گرفته می شوند و تداوم می‌یابند. امکان پرسش و پاسخ نیز در گروه فراهم است؛ چنانچه کارشناسان کنترل پروژه در انجام کارهای خود در مدت دورکاری به سوال و یا مشکلی برخورد کنند، می‌توانند در گروه مطرح کرده و سایرین به وی بهترین راه کار را ارائه دهند. یک طرح خوب در این گروه «دوشنبه‌ها با فرهنگ واژگان مدیریت پروژه طوس‌آب» می‌باشد که به منظور آشنایی بیشتر و یادآوری واژگان مدیریت پروژه برای مدیران پروژه، تدوین می‌شود. هر دوشنبه‌ یک واژه و یا اصطلاح مرتبط با ادبیات مدیریت پروژه در گروه قرار گرفته و هر یک از کارشناسان کنترل پروژه، آن را در گروه تعاملی خود با مدیران پروژه قرار می‌دهند. مفاهیمی مانند: WBS,MDR,DCC,… و کاربرد آنها.
3. تشکیل گروه‌های مجازی تعاملی با مدیران پروژه‌ها  
با کمی همپوشانی زمانی نسبت به ایجاد گروه واتس‌اپی کارشناسان کنترل پروژه، گروه‌های تعاملی مدیران پروژه‌ها با کارشناسان کنترل پروژه تشکیل شد. از آنجایی‌که قبل از شرایط کرونا، جلسات تعاملی بین مدیران پروژه‌ها و کارشناسان کنترل پروژه به صورت حضوری صورت می‌گرفت، به منظور جلوگیری از عقب افتادگی این جلسات، اخذ اطلاعات مورد نیاز در مورد پروژه‌ها، اعلام اخرین تغییرات و دستورالعمل‌ها و در عین حال حفظ تعاملات با اولویت حفظ سلامتی، گروه‌های تعاملی با مدیران پروژه در پیام رسان واتس‌اپ شکل گرفت. در این گروه‌ها علاوه بر اخذ اطلاعات و بررسی وضعیت کنونی هریک از پروژه‌ها، به منظور افزایش آگاهی مدیران پروژه، طرح «دوشنبه‌ها با فرهنگ واژگان مدیریت پروژه طوس‌آب» اجرا شد که مورد استقبال مدیران پروژه نیز قرار گرفت.
4. برگزاری جلسات مجازی با نرم افزار اسکایپ 
هر هفته جلساتی آنلاین به منظور حفظ تعاملات بین کارشناسان کنترل پروژه، بررسی کارها و اخذ پیشنهادات در رابطه با عملکرد بهتر از جانب کارکنان و حرکت هماهنگ و یکپارچه بر اساس نقشه راه بهبود سامانه‌های کنترل پروژه شرکت صورت می‌گیرد (به‌عنوان نمونه طرح بهبود سامانه مدیریت اطلاعات پروژه). در طول این جلسات تأکید می‌شود که سلامتی کارکنان و آرامش خاطر آنان برای شرکت بسیار مهم است. تمامی اطلاعات این جلسات صورت جلسه شده و در گروه تعاملی کارشناسان کنترل پروژه قرار می‌گیرد و برای کارهای آتی نیز موعد مشخص تعریف می‌گردد تا دورکاری مانع برنامه‌ریزی دقیق نگردد.
5. تشکیل گروه‌های تعاملی در نرم افزار Trello
به منظور ثبت  تغییرات، آلارم‌ها و پیگیری‌های مرتبط با پروژه‌ها، جلسات مجازی با مدیران پروژه در نرم‌افزار Trello در حال شکل‌گیری و تکامل می‌باشد. در این نرم افزار می‌توان برای هر یک از پروژه‌ها و یا هر یک از فعالیت‌ها بر حسب نیاز یک تخته مجازی تعریف کرد. این تخته‌ها کاربردی مشابه تخته‌های فیزیکی دارند به طوری که می‌توان برای هریک از آنها نامی تعریف کرد، تاریخ‌های ثبت را مشخص و سربرگ‌های مورد نیاز را به هریک از آنها اضافه نمود. 
6. ارائه توضیحات در مورد پروتکل‌های بهداشتی در محیط کاری شرکت 
از آنجایی‌که عده‌ای از کارکنان در محل شرکت مشغول به کار هستند و یا به‌صورت نوبت کاری در شرکت حضور دارند، ارائه توضیحاتی در مورد رعایت بهداشت شخصی در محل کار مانند ضدعفونی یا شستشوی دست‌ها، استفاده از ماسک، همکاری در سنجش تب آنان، رعایت فاصله اجتماعی تحت هر شرایط، ماندن در خانه در صورت ناخوشی و ... مطابق دستورالعمل‌های داخلی شرکت، ارائه شده است.
خاطر نشان می‌سازد که به زعم اینجانب «مواجه شدن با بحران‌ها نظير ويروس کرونا مي‌تواند فرصتي باشد براي تغيير عادت‌ها و بازسازي شيوه خدمت‌رساني.» 
 شادی سپهی